UUSI: SIHY kevätkokouskutsu 2021

Pia Ralli
10.4.2021

Tervetuloa SIHY ry:n kevätkokoukseen la 24.4.2021 klo 17-19!

Kokous järjestetään etäyhteydellä Google Meet-palvelua käyttäen. Linkki kokoukseen toimitetaan sähköpostitse kokouspäivänä etukäteen to 22.4.21 mennessä ilmoittautuneille osallistujille.

Kun yhdistyskokoukseen osallistutaan etäyhteydellä, tulee mahdollinen valtuutus saattaa yhdistyskokouksen sihteerin tiedoksi samalla tavoin kuin perinteisessä yhdistyskokouksessa. Kirjallisen ja päivätyn valtakirjan voi lähettää allekirjoitettuna (kuva / skannattu / virallinen sähköinen allekirjoitus) sähköpostilla tiedoksi to 22.4.21 mennessä osoitteeseen sihteeri(at)islanninhevonen.net

"Yhdistyksen kokouksessa jokaisella 15 vuotta täyttäneellä jäsenellä on äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi ääni. Jäsen voi valtuuttaa asiamiehen edustamaan häntä ja käyttämään hänen äänioikeuttaan yhdistyksen kokouksessa. Asiamiehen tulee olla yhdistyksen jäsen. Asiamies saa käyttää  äänioikeutta enintään kolmen jäsenen puolesta.” (SIHY säännöt 9§)

Yhdistyskokouksessa on käytössä sähköinen äänestystyökalu suljettuun lippuäänestykseen (ohjeet liitteenä). Mikäli yhdistyskokouksessa päätetään käyttää suljettua lippuäänestystä, tulee yhdistyskokouksen päättää, että jäsenet, jotka eivät voi käyttää sähköistä äänestystyökalua, voivat äänestää avoimesti. Äänestystä varten kokoukseen tulee ilmoittautua 22.4.2021 mennessä osoitteeseen sihteeri(at)islanninhevonen.net. Äänioikeutetut käyttäjät lisätään äänestykseen ja he saavat äänestyskutsun sähköposteihinsa. He voivat äänestää joko kirjautumalla palveluun tai käyttämällä kutsusta löytyvää henkilökohtaista linkkiä.

Kokouksen käsiteltäväksi voi lähettää asioita 17.4.2021 asti sähköpostilla yhdistyksen sihteerille osoitteeseen sihteeri(at)islanninhevonen.net Nämä asiat käsitellään sisällön mukaan kohdissa 9§ ja 10§

Kokouksessa käsiteltävät asiakirjat Toimintakertomus ja tilinpäätös 2020 löytyvät tämän kutsun liitteenä. Kaikki kommentit, korjaukset ja ehdotukset kyseisiin dokumentteihin on hyvä lähettää sihteerille ennen kokousta sen kulun sujuvoittamiseksi. 

Kevätkokouksessa käsiteltävät asiat:

1§ Kokouksen avaus

2§ Kokouksen järjestäytyminen

  • valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat sekä ääntenlaskijat

3§ Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4§ Esityslistan hyväksyminen

5§ Vuoden 2020 toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen käsittely

6§ Vuoden 2020 tilinpäätöksen vahvistaminen

7§ Vastuuvapauden myöntäminen johtokunnalle

8§ Muut kokoukselle esitetyt asiat

       Äänestys jäsenen esittämistä muutoksista yhdistyksen sääntöihin

  • Kevätkokouksessa 2020 hyväksyttiin johtokunnan ehdotus muutoksista SIHY:n sääntöihin yksimielisesti. Samalla päivitettiin jo vuonna 2019 tehdyt muutokset. Syyskokouksessa 2020 jäsenistöltä tuli esityslistaan käsiteltäväksi kaksi sääntöjen kohtaa, mihin tehdyt korjaukset aiheuttivat toiveen uusista muokkauksista sanamuotoihin. Muutokset esitettiin kohtaan 7§ Päätösvalta ja kohtaan 8§ Kutsu yhdistyksen kokoukseen

      Pykälä 7§ oli ennen sanamuodossa: 

“Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille, jotka käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen kokouksissa.”

      Pykälä 7§ kevätkokous 2020 päätöksellä:

“Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille, jotka käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen vuosikokouksissa.”

  • jäsenistön muutosehdotus on, että palattaisiin vanhaan sanamuotoon, koska uusi poistaa valtaa jäsenistöltä, koska jäsenet käyttävät valtaa myös ylimääräisissä yhdistyskokouksissa, mikäli sellaisia kutsutaan koolle

  • säännöissä pykälässä 9§ tämä kuitenkin on kerrottu, joten johtokunnan ehdotus on, että pykälä 7§ pidetään, kuten se on päätetty kevätkokouksessa 2020. Nykyinen sanamuoto selkeyttää sen, että päätösvaltaa voi käyttää yleisesi vuosikokouksissa, ei esimerkiksi johtokunnan kokouksissa, mikä saattaa olla näin luettavissa vanhasta sanamuodosta. 

    Pykälä 8§ vuonna 2018:

“Yhdistyksen kokous kutsutaan koolle joko julkaisemalla kirjallinen kutsu yhdistyksen ylläpitämässä, jäsenille postitettavassa jäsenlehdessä tai lähettämällä postitse erillinen kirjallinen kutsu yhdistyksen jäsenille. Kutsun sisältävät jäsenlehden kappaleet tai erillinen kutsu on toimitettava postin kuljetettavaksi aikaisintaan 30 ja viimeistään 14 päivää ennen kokousta.”

    Pykälä 8§ vuoden 2019 kevätkokouksen päätöksellä:

“Yhdistyksen kokoukset kutsutaan koolle joko julkaisemalla kirjallinen kutsu yhdistyksen ylläpitämässä, jäsenille postitettavassa jäsenlehdessä tai internetsivuilla. Kutsu on julkaistava 14 päivää ennen kokousta.”

  • jäsenistön kommentti syyskokouksessa 2020: 

"kokouskutsu on netissä vasta 14 vrk ennen kokousta, on erittäin ongelmallinen, ja jäsenistön etujen vastainen"

  • Johtokunnan kanta:

          Tämä ei ole yhdistyslain vastainen, koska yhdistyslaissa sanotaan:

“Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka.”

  •            Muutos tähän sääntökohtaan on tehty jo vuonna 2019 ja on siitä asti ollut toimiva käytäntö. Lehden julkaisuajankohdat  vaihtelevat vuosittain ja siksi on käytännössä mahdotonta, että virallinen kutsu voitaisiin varmuudella julkaista joka vuosi keväisin ja syksyisin oikeaan aikaan lehdessä. Johtokunta toki pyrkii päättämään kokousajankohdat hyvissä ajoin ja ilmoittamaan niistä myös lehdessä. Myöskin postitettavista  kutsuista on luovuttu jo vuosia sitten, koska nykyään postin kulkeminen on niin epävarmaa. Aikaikkuna kutsun julkaisulle on nykyään ollut tiukempi eli kutsu pitää olla julkaistuna ja nähtävillä 14vrk ennen kokousta. Aiemmin se voitiin postittaa vasta 14vrk ennen kokousta, jolloin kutsu oli jäsenillä myöhemmin kuin nykyään. Johtokunta ei näe tässä mitään jäsenistön etujen vastaista varsinkaan entiseen sanamuotoon verrattuna. 

9§ Ilmoitusasiat

10§ Kokouksen päättäminen